第6章 制作图表演示文稿

第6章制作图表演示文稿

在商务会议演示文稿中，细节数据的查询和对比非常常见，对这些细节数据进行查看，最好的方式是将它们制作成图表，再通过PowerPoint动画设计让观众动态地进行观看。

通常，在PowerPoint中设置图表有3种方法，可以用PowerPoint直接绘制图表，也可以将Excel中的图表复制到PowerPoint中，或是用自选图形模拟绘制图表。

本章将主要介绍利用PowerPoint直接绘制图表以及在幻灯片中插入Excel图表对象的方法，图表插入后，再对幻灯片中的图表设置具有专业效果的动画，设置完成后的效果如图6.1所示。

图6.1 制作的图表演示文稿

6.1 实例分析

在这个图表演示文稿中共有3张幻灯片，分别表达了不同数据之间的关系。由于数据量、表达的数据内容和观察的角度各不相同，所以在幻灯片中制作了不同类型的图表，并设置了相应的图表动画效果。

第1张幻灯片是第1季度各产品销售情况统计，为了观看4个产品每个月的销售情况，所以将数据制作成了“三维簇状柱形图”。由于要制作的图表数据量不大，所以该图表在PowerPoint中直接进行了绘制。在设置柱形图格式时，将3月份的柱形形状更改成了断角“圆锥”效果，将2月份的柱形形状设置了由浅至深的颜色过渡效果，如图6.2所示。

图6.2 用PowerPoint直接绘制的柱形图图表

第2张幻灯片是商品的销售份额情况，商品个数和数据量明显比第1张幻灯片中的产品数量要多很多，所以使用Excel来绘制图表。因为要对商品的销售份额进行查看，所以在Excel中，将数据制作成了便于对比份额的饼图。

提示：由于商品个数较多，而且数据值差距较大，所以将饼图图表设置成了更易于观看的“复合饼图”，如图6.3所示。

图6.3 用Excel制作的复合饼图图表

第3张幻灯片是某一种商品在上半年的销售情况与计划完成率情况的统计，由于需对比查看的数据较多，所以将图表直接绘制在了Excel之中。为了更好地查看销售走势，对比数据关系，所以将数据制作成了一个双轴和两种类型的图表效果，如图6.4所示。

图6.4 用Excel制作的双轴图表

提示：由于柱形图表示的“销售额数据值”与折线图表示的“计划完成率数据值”数据相差很大，无法在一个数值轴之中同时显示出来，所以要将它们分别绘制在

两个数值轴中，柱形图看左侧的“主数值轴”，折线图则看右侧的“次数值轴”。

6.2 实例实现

可以看出，用图表来表达数据与数据之间的关系，就像前面介绍的用图形来表达事物之间的关系一样，可以起到准确、直观作用与效果。将图表与PowerPoint相结合，还可以设置专业的图表动画，使图表具有了生命力，更加吸引观众的眼球，下面我们就来看看具体操作。

6.2.1 使用自带的图表功能

第1张幻灯片是介绍第1季度各产品销售情况，由于要制作的图表数据量不大，所以该图表可在PowerPoint中直接进行了绘制。具体的操作如下：

1．创建一个新的演示文稿，然后将第1张幻灯片的版式更改为“只有标题”版式。在幻灯片的标题中输入文字后，设置其大小和位置。

2．用鼠标选择【插入】选项卡【插图】分类中的【图表】按钮，可立即打开【创建图表】对话框。在对话框左侧【模版】中选择【柱形图】分类，然后再右侧选择第1行中的【三维簇状柱形图】图表类型，如图6.5所示。

图6.5 选择【三维簇状柱形图】图表类型

3．单击【确定】按钮后，可立即在幻灯片中插入一个自带的图表，并同时打开Excel 窗口。在Excel窗口中显示了1个默认效果的数据表，PowerPoint中的图表会将这个Excel 数据表信息当作图表的数据源，如图6.6所示。

图6.6 在幻灯片中显示默认图表效果

4．将Excel表中的行标题更改成需要的“产品”名称，将数据表的列标题更改成“月

份”名称，然后再将数据值更改成实际的数值。在Excel中进行信息更改，PowerPoint幻灯片中的图表便会同步更新，如图6.7所示。

图6.7 幻灯片中的图表随Excel数据表数值变化

5．更改完成后将Excel窗口关闭，返回幻灯片。下面来对图表设置格式美化，先选择【图表工具】中的【设计】选项卡，然后用鼠标选择【快速样式】中的【样式7】效果。用这种方法可快速对图表进行颜色方面的格式设计，如图6.8所示。

图6.8 对图表进行快速样式颜色设置

6．然后在图表中对任意产品3月份的柱形单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置数据系列格式】命令，打开【设置数据系列格式】对话框。选择对话框左侧的【形状】分类，然后再将右侧形状的默认选项从【Box】（长方体）更改成【Partial Cone】（缺角圆椎体）选项，图表中3月份的形状立即进行了相应更改，如图6.9所示。

图6.9 更改3月份系列的图表形状

提示：【Partial Cone】（缺角圆椎体）可根据数据值的大小来决定圆锥体的横截位置，若数据值最大则是完整的圆锥体，若数据越小，则横截圆锥的位置就越低（截

面积就越大）。利用这种形状可根据形状高低和横截面的面积判断数据的大小。

7．不必关闭对话框，直接用鼠标在图表中再选择2月份的系列形状。然后在对话框中选择左侧的【填充】分类，在右侧将填充选项从默认的【纯色填充】更改成【渐变填充】，将下方【光圈1】的颜色设置成较浅的“蓝色”，将【光圈2】的颜色设置成较深的“蓝色”，其余选项均用默认设置。图表中2月份的系列形状随即更改成了上浅下深的过度填充色效果，如图6.10所示。

6.10 调整2月份系列形状的渐变颜色

8．设置完成后，单击下方的【关闭】按钮返回幻灯片。依次用鼠标右键单击图表中任意1月至3月系列，然后在弹出的命令中选择【添加数据标签】命令，为每个系列形状的顶端添加一个数据值。全部设置完成后的三维簇状柱形图图表效果如图6.11所示。

图6.11 设置完成的三维簇状柱形图图表

至此，使用PowerPoint直接绘制图表的操作就全部完成了。其实，使用PowerPoint 直接绘制图表，还是会打开Excel窗口，让用户选择图表的数据源。图表创建完成后，还可利用【设计】选项卡【显示数据】命令随时打开数据源窗口进行数据的更改。

6.2.2 插入Excel复合饼图图表

第2张幻灯片是介绍各商品的销售份额情况，商品个数和数据量都较多，而且销售数据全部记录在Excel文档之中，所以决定利用Excel来绘制图表，然后再将图表粘贴到PowerPoint之中。

“饼图”是一种专门查看各系列份额多少的图表类型。在本例中，商品数量较多且数据值差异较大，为了更好地查看和分析数据，所以决定将饼图设置成“复合饼图”效果，下面来看具体的操作：

1．打开存放各商品销售情况的Excel数据表，在数据表中记录了9个商品全年各月的销售情况，数据表的最后一行是销售汇总，如图6.12所示。

图6.12 存放销售记录的Excel数据表

提示：由于本例是查看各个商品全年的销售份额情况，所以对于这些数据来说，有用的信息就是第1行“标题行”和最后一行“数据汇总”。

2．用键盘的【Ctrl】键配合将第1行商品标题和最下1行数据汇总行同时选中，然后选择【插入】选项卡【图表】分类，在选择【饼图】图表类型中第1行最后的【复合饼图】类型，如图6.13所示。

图6.13 选择复合饼图

提示：所谓“复合饼图”图表，就是将数据表中位置靠前的或数值较大序列形状用大饼图表示，而在数据表中位置靠后的或是数值较小的几个序列形状以“其他”

的名义用一个复合的小饼来表示，这样就可以使饼图图表看上去更整洁，表达

也更准确。

3．“复合饼图”图表便会以对象的形式生成在数据表中。这个复合饼图，默认将数据表最后3个商品生成在右侧复合小饼图中，而前面所有的商品则在左侧的大饼图中，如图6.14所示。

图6.14 生成的默认“复合饼图”图表

4．下面来对这个“复合饼图”进行设置，用鼠标右键单击右侧的复合小饼，然后选择快捷菜单中的【设置数据系列格式】命令，可立即打开【设置数据系列格式】对话框，如图6.15所示。

图6.15 【设置数据系列格式】对话框默认的选项

5．将对话框中【系列分割依据】选项从默认的【位置】更改为【百分比值】，再将下方的【绘图区包含最后一个】选项值从默认的【3】更改为【5%】（这样可将销售份额小于5%的商品置于复合小饼），最后再将最后【第二绘图区大小】更改为【45%】，如图6.16所示。

图6.16 更改【设置数据系列格式】选项

提示：将对话框中【系列分割依据】选项更改为【百分比值】，又将【绘图区包含最后一个】选项值更改为【5%】，可自动按照数据值百分比份额安排和分配商品

所在的大、小饼位置。

6．单击【关闭】按钮返回图表，下面为饼图添加百分比数据的标志。用鼠标右键在图表中单击任意饼块，然后选择【添加数据标签】命令，可立即将数据值添加到饼图之中。

7．用鼠标选择图表中任意一个数据值，然后单击鼠标右键，选择其中的【设置数据标签格式】命令，打开【设置数据标签格式】对话框。在【标签选项】分类中，将【类别名称】和【百分比】选项选中，再将右侧【标签位置】的选项更改成【数据标签外】，如图6.17所示。

图6.17 设置数据标签选项

8．设置【标签选项】后，图表中的数据标签进行了相应更改，可以从上图看出，数据标签是以“小数”显示的。再选择【设置数据标签格式】对话框的【数字】分类，将数据类型更改成【百分数】，然后将右侧的【小数位数】更改成【1】位显示，如图6.18所示。

图6.18 将数据标签更改成“百分数”类型

9．单击【关闭】按钮后返回图表。我们可以清楚地看到，此时的“复合饼图”图表已经添加了数据百分比效果的标签，而且在饼图中还可显示出每个饼块的名称，非常方便进行销售份额的查询，如图6.19所示。

图6.19 制作完成的Excel“复合饼图”图表

10．图表制作完成了，将图表对象进行“复制”。然后打开本例的演示文稿，创建第2张“标题版式”幻灯片，在幻灯片中输入标题内容后将复制的图表粘贴到该幻灯片之中，调整好图表对象的大小和位置，如图6.20所示。

图6.20 制作完成的“复合饼图”图表幻灯片

至此，这个幻灯片中的“复合饼图”图表就全部设置完成了。可以在这个“复合饼图”中看到，大饼中有一个“其他”分类，数值是“5.4%”；从“其他”又引出了一个“复合小饼”，有3个商品分类，数值分别是“2.3%”、“1.6%”和“1.5%”。

在今后的工作中，再查看像本例这样分类较多、数值差异较大的百分比份额时，就可利用“复合饼图”来协助。

6.2.3 插入Excel双轴图表

本例的第3张幻灯片，是要分析某一商品在上半年的销售数据与计划完成率数据的情况，由于原始数据在Excel中，所以考虑将图表先直接绘制在Excel之中。在图表制作时，销售数据要看整体的情况，所以希望将它制作成柱形图显示，而计划完成率数据希望看到半年的升降幅度变化，所以希望将它制作成折线图显示。

要完成这样的数据分析，就要在一个图表中设置两种不同的图表类型。通过对数据表（如图6.21所示）的观察发现，“Sales”（销售数据）中的数据较大，都在几十万上下，而“Pct of Goal”（计划完成率）中的数据较小，都在100%左右。这样两种数据在一个图表中显示，用一个坐标轴是不行的，应该将“Sales”（销售数据）数据设置成“主坐标轴”显示，而将“Pct of Goal”（计划完成率）数据设置成“次坐标轴”显示。

图6.21 数据销售与计划统计表

提示：若不将这两种图表类型制作成两个坐标轴，那么会由于数值相差太大，导致无法在图表中显示出“Pct of Goal”（计划完成率）数据。

下面就来看这个双轴图表的具体设置方法，在操作时，应先将所有数据都做成只在主坐标轴显示的一般“柱形图”。

1．用键盘的【Ctrl】配合，将数据表的第1列“月份”和第3列“Sales”（销售数据）以及第4列“Pct of Goal”（计划完成率数据）同时选中，然后选择【插入】选项卡【图表】分类@@【柱形图】下第1个最基本的【簇状柱形图】图表类型，如图6.22所示。

图6.22 选择最基本的“簇状柱形图”类型

2．随即可在数据表中生成一个柱形图对象，但是由于两个柱图系列数值相差太大，所以无法在图表中显示出“Pct of Goal”（计划完成率）系列，如图6.23所示。

图6.23 在生成的柱形图图表中看不到“Pct of Goal”系列

3．下面到了关键的一步，用鼠标在图例中将“Pct of Goal”系列选中，然后用鼠标右键在图表中单击，在弹出的快捷菜单中选择【更改系列图表类型】命令，可立即打开【更改图表类型】对话框，选中中间的【数据点折线图】类型，如图6.24所示。