世界因皒而精彩科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。
为提高文件材料的编制管理水平，本项目聘请专业的咨询公司（长沙金翔公路工程技术咨询有限公司），组建衡桂高速公路竣工文件编制管理组，协助业主进行档案管理。管理组人员既具备公路工程专业技术知识又熟悉工程管理及文件材料编制的依据和要求，管理组配置专职人员负责竣工文件编制的培训、指导、管理工作。
衡桂高速公路竣工文件编制组织机构和管理网络如图1所示：
衡桂公司由工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作，并设立
专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归档的管理工作。 管理组由长沙金翔公路工程技术咨询有限公司及湖南省交通科研院组成，
并设立组长1人，常务副组长1名，并根据工作实际，在保证正常开展的前提下，设立成员若干名。管理组受工程部直接领导。
监理单位设立主管领导（副驻地或驻地监理工程师担任）、竣工文件负责人
和专职资料员。
施工单位设立主管领导（项目总工、副经理或经理担任）、竣工文件负责人
和专职资料员。
图1 衡桂高速公路竣工文件编制组织机构图
