深巷故人大学计算机基础教案
教学过程 教学内容 3.6.3、文档审阅 1．批注 Word 2010提供的批注功能，可以使用户在审阅文档时，对拟修改的内容进行批注，但此批注只是用户审阅时所作的注释，并不会对文档进行修改。其具体使用方法为：选中拟修改的内容，选择“审阅→批注→新建批注”命令，选中的内容变红加大括号并引出批注框，在框中键入修改意见即可完成批注。 用户如需修改批注内容，单击相应批注框即可修改批注。用户如需删除批注，选择“审阅→批注→删除”命令，在弹出的对话框中选择“删除”、“删除所有显示的批注”或“删除文档中的所有批注”即可完成相应批注的删除。 2．修订 在Word 2010中，用户所做插入、删除、移动或格式设置等编辑动作，都可以通过启用修订模式来进行标记，并以红字带下划线来标记插入，以删除线来标记删除，以红色虚线加标注框来标记其它编辑动作，这些标记都将随文档保存一并保存。 启用修订模式的具体步骤为：选择“审阅→修订→修订”命令，如“修订”按钮变亮，则启动修订模式，所有文档编辑动作都将被记录和标记。对于标记所显示的内容可以通过单击“审阅”选项卡“修订”功能区 按钮，在弹出下拉列表中选择相关选项来设定。其中“最终：显示标记”选项将显示修订内容并标记，“最终状态”只显示修订后的内容，“原始状态”则只显示原文。 26
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教学过程 教学内容 在“修订”功能区，Word 2010还为用户提供审阅窗格功能，单击选中“审阅窗格”，在弹出的对话框中选择“垂直审阅窗格”或“水平审阅窗格”，可以在相应位置弹出窗格，并摘要显示文档中存在的可见修订和批注的确切数目。 3.6.4、邮件合并 下面主要介绍利用“邮件合并分步向导”进行邮件合并，其操作方法如下。 选择“邮件→开始邮件合并→开始邮件合并”命令，弹出“开始邮件合并”下拉列表。 单击“邮件合并分步向导”选项，在Word窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”栏中选中其中一项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击窗格下侧的“下一步：正在启动文档”链接，调出“邮件合并”任务窗格的第2步。 在“选择开始文档”栏中，用户可以使用当前文档、模板或现有文档作为主文档，选中其中一项，任务窗格内会给出该选项的提示信息。单击“下一步：选取收件人”链接，调出“邮件合并”任务窗格的第3步。 在“选择收件人”栏中，用户可以使用现有的列表、Outlook联系人或键入新的列表作为收件人信息来源，选中其中一项，任务窗格内会给出该选项的提示信息，用户选中相关链接收件人数据来源，并在弹出“选择数据源”对话框，选中相应的数据源文件。单击“下一步：撰写信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格的第4步。 在“撰写信函”栏中，用户可将地址、问候语、插入电子邮政和其他项目添加到信函中，完成撰写后单击“下一步：预览信函”链接，调出“邮件合并”任务窗格的第5步。 单击“预览信函”栏中的 和 按钮，Word会自动用收件人列表中相应的信息替代合并域，在给每一个收件人的信函中进行切换。单击“下一步：完成合并”链接，调出“邮件合并”任务窗格的第6步。 在“完成合并”栏中，可以选择打印信函，也可以对个别信函进行编辑。 3.6.5、索引和目录生成 1．目录 Word 2010提供了自动编写目录的功能，为长篇幅文档的目录编辑提供了极大的便利。 （1）目录生成 Word 2010自动识别各级标题，并根据标题的级别和对应的页码提取目录的前提条件是在文档中已经应用了Word内置或自定义的标题样式。 目录生成的具体操作步骤如下： 为各章节标题定义标题样式。 将光标定位到需要插入目录的位置。 选择“引用→目录→目录”命令，弹出“目录”对话框。 选中“自动目录”即可完成目录插入。如果用户选中“手动目录”，则用户需在插入 27
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教学过程 教学内容 的目录中自行输入各章节的标题。 （2）目录的更新 目录和文档内容应始终保持一致，当目录创建以后，如果对文档内容进行了修改，标题或页码发生了改变，这时就必须更新目录以适应文档的修改。 在Word 2010中，目录是以“域”的形式插入到文档中的（会显示灰色底纹），在需要时可以方便地更新，其操作步骤如下： 选择“引用→目录→更新目录”命令，弹出“更新目录”对话框。 如果只是页码发生改变，选择“只更新页码”单选按钮；如果标题内容发生改变，选择“更新整个目录”单选按钮。 单击“确定”按钮即可完成目录更新。 2．索引 在word 2010中，用户可以根据需要把文档中特定的词条、符号、主题等摘录下来，标明出处、页码，按一定次序编制成列表，供日后查阅，这个列表就是索引。 （1）标记索引项 其操作步骤如下： 在文档中选中需要标记的文本范围，例如选中“示例”作为标记文本。 选择“引用→索引→标记索引项”命令，弹出“标记索引项”对话框。 用户选中的“示例”标记文本出现在“主索引项”处，按下“标记”按钮，被标记文本后出现一对大括号，大括号里是XE和一对引号，引号中是被标记的文本。 28
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教学过程 教学内容 （2）创建索引 将光标移动到需要插入索引的位置，选择“引用→索引→插入索引”命令，弹出“索引”对话框，用户可以通过选项设置索引样式，如果需要设置索引中字体格式和对齐方式等，可以通过按下“修改”进行设置，单击“确定”按钮，完成创建索引。 （3）更新索引 索引和目录都是以域的形式插入，所以更新索引和更新目录其实就是更新域，这里就不再复述其操作步骤。 作业 教学内容变动情况 课后小结
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