loading来访接待流程及标准
一、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。
贵宾拜访、接待是总经办管理的重要工作内容之一，也是反应公司软实力的形象工程内容。为了规范高效做好来宾接待工作，特制订来宾接待工作流程。
安排重要来宾主要从接待、出行、住宿、会晤等一系列安排。
二、适用范围
贵宾等级按照“A”“B”定不同等级的招待规范。 “A”重要贵宾级接待标准 “B”贵宾及接待标准
三、管理
总经办为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《来访接待通知单》报行审批，总经办备案，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、总经办协调的重要接待，应提前2天告知总经办。
四、计划与准备
1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾姓名、职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、总经办根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、总经办根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店， 酌情安排酒水、香烟、用餐标准；
提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、茶水等（接待标准，
吃住行也可以有接待部门直接处理）。 4、如有需要总经办根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。
5、因特殊会议需要，总经办负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员。电脑部负责音响设备、投影设备。并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。
6、根据接待要求，总经办安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从总经办和主接待人员协调安排，统一调度。
7、总经办根据情况提前购买车票及机票。
8、短信编辑， 在总经办下发《来访接待通知单》后，根据时间来安排司机及陪同人员。 第一时间发送短讯通知来宾。详情格式如下
尊敬的×××：
我是三盛文化×××，我负责您来西安的行程。西安未来的一周天气×××，请您适时准备衣物。您的航班讯息稍后为您发送至手机上，请你注意查收。若有疑问请随时与我联系，我的电话是×××。
9.短信编辑，在确认来宾的行程后，根据时间来安排接机陪同人员。第一时间发送短讯通知来宾。详情格式如下
尊敬的×××：
我是三盛文化×××，您的飞机于×年×月×日×时×分降落于××机场，航班历时×小时请您注意休息。下机请与我联系，届时 我着×颜色衣服，我在接机口/出站口等您。
最后祝您旅途愉快！
10、保密守则 接待来宾时应按照以下条例遵守保密工作，从安全等各个角度考虑。
从路线、到行程安排酒店住宿等建立各要害岗位保密安全责任制，开展经常性安全保卫保密检查，针对存在隐患及时整改不留后患。
即制定三个保密安全等级要求:
A、B、C A为红色最高等级保密工作 B为绝密等级保卫工作 C为机密等级保卫工作
（1）讯息：从获取讯息到航班行程再到安排出行，讯息知情人数如司机、陪同、保镖 （2）出行：车辆情况检查，从正常驾驶到防爆措施准备。
（3）接待人员：标准着装，配备对讲无线。工作的内容主要包括根据领导的需要、依据现场制定出行路线，考察周边地形地貌以及联系周围设施等。需要从业人员机敏、细心、认真以及用心、熟悉附近各大场所等，估计被保护者的所有细枝末梢的事物，包括衣食住行等各个方
面。
另备注保密守则：
（1）不该说的秘密不说。 （2）不该问的秘密不问。 （3）不该看的秘密不看。 （4）不该听的秘密不听。 （4）不该带的秘密不带。
接待准备
接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。 准备工作包括来访信息的确认、补充；
（一）确认来访信息 客户信息的收集
在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：
1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译
2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
3、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。 4、此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。
联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。
（二）补充相关信息 为了保证接待效果。因此，对客户，特别是重要新客户，对口人员要了解客户更多的信息。
包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。
对口接待人员/部门在提交《客户来访接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。
（三）规格定位 一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。 3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。
在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。
（四）行程安排 与客户商讨参观访问行程表, 发送讯息让客户确认, 同时让相关部门做好接待准备。
特别要注意了解公司的情况, 扬长避短, 把想展示给客户的东西充分安排进去。 特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。
（五）公司信息的把握 主要接待人员首先应该对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。
特别是国外客户到访，事前最好准备一些关于公司的英文介绍，产品和整个生产流程的英文，以免到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。 如果有总经理或者董事长出席的情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。 （六）准备接待材料和工作
1. 参观和谈判可能用到的物品： 数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式等），产品册子，宣传资料，计算器，笔记本，订书机，图册还有针对性的资料文件。 公
2. 司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌， 让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访，并在客户到达时提前在展架牌子/横幅显示。
3. 会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。
企业演示文稿内容要美观详尽，至少包括：企业的竞争优势，清晰的组织结构图，运行思维，企业服务标准，投诉渠道，销售队伍的实力， 历史荣誉，开发的项目介绍，办公环境的参观，负责人的资力介绍， 荣誉证书，各种认证。
4. 事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。
5. 咖啡茶及一些小食品糖果的准备。 6. 客人小礼物及样品的准备。
7. 提前确定与客户谈判的三个方案，最佳方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
注意：有时候需要打印接待通知，下发给相关部门！
8. 对附近娱乐设施及购物休闲设施，特色旅游点等也要了解。
准备工作完成后，应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的准备情况。
第二 接送和酒店安排