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院发[2006]7号
中央音乐学院档案管理暂行办法
第一章 总则
? 第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、?管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及教育部《普通高等学校档案管理办法》的精神，结合我院具体情况，制定本办法。 ? 第二条 我院档案是指在教学、党政管理、艺术研究、演出、比赛、对外交流、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。
第三条 严格实行各部门立卷制度。文件材料的立卷归档工作逐步实行“三纳入”即纳入学院各部门的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围,作为考核依据之一；做到“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 档案管理体制和任务
? 第四条 我院档案工作实行统一领导，集中管理的原则。学院档案室负责对我院各部门形成的档案，进行接收和管理工作,对各部门形成的教学、科研（艺术研究）、党政、基建、仪器设备、财会、外事、各类比赛、出版、实物、声像等档
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案实行综合管理。党政办公室直接领导，负责统筹规划、组织协调并负责指导全院档案工作。
第五条 各部门根据工作需要，设立1名负责归档的同志，并对本部门形成档案，进行收集和立卷工作，各部门领导要支持做好本部门档案工作，按规定的时间向学院档案室移交档案。
第三章 文件的归档、移交和接收
第六条 各部门应把文件材料的归档制度纳入岗位职责范围内，做到按时、按要求及时归档，不得延误。 ? 第七条 各类文件材料由形成部门按档案室制定的归档制度和办法进行整理、?立卷，并按时向档案室移交，任何个人不得据为己有。?凡是由几个部门联合承办的文件，均由主办部门归档；?由主管业务部门承办，以学院名义上报下发的文件，由主管业务部门立卷、?归档。 第八条 归档范围
我院归档范围均参照《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》十大类档案为基础，并结合我院实际情况制定的。
第九条 按规定应归档的党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务十大类文件材料。具体见《中央音乐学院档案归档范围和保管期限表》。
第十条 归档程序及要求
（一）负责部门立卷的同志平时应做好文件材料的收集、整理工作,根据案卷类目做好预立卷工作。
（二）卷内文件材料必须反映学院教学、科研、管理等活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。 （三）各门类档案必须遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系和完整,档案按问题、时间、或重要程度
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排列,注意不可分割材料的排列顺序：批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；结论性材料在前,依据性材料在后。
（四）在不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。
（五）一般文件归入形成年度,跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划归入文件内容所针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容所针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度。 （六）要装订的案卷无论单双面,只要是书写的文字材料,均依次在非装订线的上方（反面为左侧上方）编页号。不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖有档号、页号的戳记。
（七）除去卷内文件上的金属物,字迹模糊、用圆珠笔和铅笔书写的要重抄或复制并与原件放在一起，采用热敏纸的文件，需复印后保存。
（八）卷内文件材料情况说明,应填在备考表内；若无说明,应将立卷人、检查人姓名、时间、写上。
（九）拟写案卷标题应简明确切,一般不超过50字,准确概括卷内文件主要责任者、内容、文种。
（十）各立卷部门整理好案卷后，必须按规定格式填写卷内文件目录，装有档案管理系统的部门，需录入案卷目录和卷内文件目录。对文件原有的题目不得随意更改和简化,会议记录应概括出主要内容。
（十一）卷内文件的左边应留有2厘米的装订线，不足2厘米的，应用白纸粘贴。文件应采用A4纸的格式，小于A4纸的文件应将文件粘贴在A4纸上；大于A4纸的应折叠成A4纸的格式。
（十二）各立卷部门整理好的案卷,经综合档案室人员逐
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步检查，合格后方可移交。 第十一条 归档时间
（一）党群、行政、人事、外事、科研、出版等管理性材料在次年6月底前移交归档。
（二）教学类档案按学年度在每年的10-11月底前移交归档；
（三）财会档案,由财会部门保管2年满后于次年3-5月底前移交归档。
（四）基建类档案在基建项目验收后两个月移交归档。 （五）设备档案在开箱、调试验收使用正常后移交归档。
第四章档案的开发和利用
第十二条 专职档案人员要熟悉室藏,了解和掌握学院工作动态,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。
第十三条 充分发挥学院优势,加强内外信息的综合开发利用,定题跟踪服务。注意收集、登记利用档案后取得的社会效益和经济效益。
第十四条 严格执行档案借阅制度、保密制度,确保档案的安全,维护科技人员的合法权益。
第十五条 创造条件,逐步应用计算机对档案材料进行检索、汇编,提高开发利用档案的效率。
第五章档案的鉴定与销毁
第十六条 各部门负责立卷的同志,首先做好平时立卷的档案鉴定工作，在平时立卷时，首先做好档案鉴定工作，重要档案不能丢失，无参考价值档案不能立卷，严格按照本
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部门应归档立卷的范围收集、整理、立卷。
第十七条 对已到期的档案，要在分管档案工作的院长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采取直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工、个人初鉴、集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管院长批准后，方可销毁。
第十八条 经批准销毁的档案应到（上级指定的）造纸厂销毁，并指派两人监销，监销人员确认档案已销毁后，在销毁清单上签字。
中央音乐学院 2006-5-16
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