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项目部项目管理文件归档实施细则
一．
总则
1. 本细则适用于中国水利水电建设工程云南海天装饰有限公司糯扎渡项目部( 以下简称项目部) 进行工程建设的文档管理工作。 · 2. 文件归档应采用计算机辅助管理, 建立文件档案管理数据库。
3. 目的: 档案管理, 就其过程而言, 是对数据和信息的捕获、 收集、 鉴定、 筛选、 整合、 排序、 编目、 统计、 保管, 使档案信息能够进行检索、 传递、 评价、 分析和提供利用。
二．
项目部人员职责分工
1．项目施工经理
负责项目施工管理的实施; 对施工工程的总体质量、 进度、 费用等负责。 负责项目施工现场环境影响和职业健康安全绩效控制。
负责组织编写《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》。 负责组织审核日常项目管理文件。
组织、 协调现场例会、 协调会和专题会等日常管理。 2．项目工程师
协助项目经理编制《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》。 负责对质量控制点、 分项、 分部和单位工程的现场复检;确认检查记录。 负责编写《项目管理实施规划》和《项目管理工作总结》的相关章节。 负责按照规定要求记录《施工日志》。
负责收集施工过程中形成的工程文件和工程档案, 及时完成资料的归档工
作。
3．资料员
负责项目部所有文件的收发文, 并做好相应的登记。
负责收集施工过程中形成的工程管理文件和工程技术资料, 及时完成资料的归档工作。
负责对归档文件进行整理分类立卷, 并做好卷内目录和案卷目录。
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妥善保管项目部的资料文件, 确保资料的完整和齐全, 防止遗失。
三．
要求
在档案的管理活动中, 注重和加强对档案的前端控制, 把档案的管理模式
由结果转变为过程, 注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、 保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。
档案管理控制过程重在”同步”二字, 档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理, 即签订合同、 下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求; 检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况; 检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。在项目管理的过程中, 做好档案收集工作, 加强文件的日常管理, 防止文件散失或堆积, 便于查阅, 为立卷归档工作奠定基础。
项目结束后, 项目部项目管理文件应按档案归档范围( 见附录A) , 收集整理编制卷内目录和案卷目录后归档。由于业主原因未能按时归档的文件( 如施工许可证、 竣工验收报告等) , 则应在目录中加以注明, 并由项目部专人跟踪收集。
提交业主的资料文件, 按业主归档范围和要求进行收集、 整理和归档。公司内部归档则按《工程施工管理/总承包项目技术文件归档表》的内容进行归档。本文件仅针对公司内部的施工管理归档。
归档文件必须为原件, 若管理承包项目非业主方所形成的文件, 在无原件归档的前提下, 则允许用复印件代替。
归档文件需字迹清楚、 图样清晰、 图表整洁、 签字盖章手续完备, 如工程联系单等必须盖章签字完整。
施工过程中形成的工程文件和工程档案要求在过程中及时归档, 如发现文件缺号等情况应及时收集补缺, 便于日后查找。
四．
操作细则
1. 收发文件的要求
在档案的管理中, 建立和完善有关的监督管理制度, 明确前端控制的职责, 要求管理人员积极参与文件或记录的形成、 组织和管理过程中的控制活动。
资料的收发文本应分开, 本内可按施工单位、 监理、 业主分开登记。当项
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目多时, 可根据合同或者单体分开立册登记, 以便于日后的查找。收发文的登记不但为文件编号, 更需登记文件内容摘要。
登记文件传递、 交接过程中的内容及人员。不论是内部传阅签署还是对外发文, 都应详细登记收文者及时间, 以便在缺失后能有方向查找。
定期对收发文进行检查, 未及时归档的应立即归档。遗漏在工程师或者施工单位手中未回复的, 应督促她们及时签署完。
建设项目档案一般依据工程专业性质, 如建筑、 结构、 暖通等区分并组织和排列文件, 做到按专业分开、 图纸和文件材料分开。
2. 档案目录和卷内目录的编制
卷内文件材料按照施工顺序排列, 其内在质量要求卷内文件材料联系紧密、 数量适度、 保管期限大致一致, 字体、 格式统一。
在文件题名中, 在每一张卷内目录的第一条必须完整写上归档项目名称, 不宜随意改变, 再写卷内文件内容。
卷内文件需连号, 有断号需在卷内目录的备注栏中说明其原因。
因业主或外部原因暂时无法获取的文件, 需在备注中注明相关负责人和预计归档时间。项目中无此项内容的, 注明”无此项”。
卷内文件按归档目录( 附表A) 进行分类, 可分为前期文件材料、 综合管理文件、 质评类文件、 图纸会审变更记录、 竣工验收文件和项目管理其它文件材料等几大块。由于卷内文件的厚度要求是在2-3cm, 因此如施工组织设计、 业务联系单、 技术核定单、 工程会议纪要等这类文件的内容已达到规定的厚度即可单独立为一卷。同时在备注栏中标明该卷中文件的份数。
施工技术档案按施工过程中自然形成的规律进行分类整理排列, 编制卷内目录, 在档案室接收前可用”设计代号＋123”自然流水号作为临时案卷号, 编制卷内目录, 每条案卷目录都必须经输入完整的工程项目名称及案卷内容。
3. 归档时限
项目承包文件材料收集整理后, 经初步整理分类, 编制卷内和案卷目录后移交归档, 管理承包项目在完工后XX天内移交归档; 总承包项目在完工后XX天内移交归档。
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4. 资料的保管和借阅管理
建立和完善有利于资料保护的各项制度, 形成一套完善的体系。如加强日常的维护和管理, 避免人为的损失; 工作有所侧重, 将较重要的资料置于相对良好的保护环境之中等。
借阅资料时, 使用者不得在文件上涂改、 作标记等, 必须保证档案文件的原始性及完整性, 要爱护所查阅的文件材料。 5. 电子文件的管理
建立对电子文件的操作者可靠的身份识别和权限控制。 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
电子文件归档时需做如下检验项目: 载体有无划痕, 是否清洁; 有无病毒; 核实归档电子文件的真实性、 完整性、 有效性检验及审核手续; 核实登记表、 软件、 说明资料等是否齐全; 对特殊格式的电子文件, 应核实其相关的软件、 版本、 操作手册等是否完整。
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