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上和收文章上的收文顺序号、日期要一致，以方便日后查找。来文字号的登记，可以全登(包括机关代字、年份和序号)，也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号，不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。
来文登记注意的事项：一是随到随登，应于收文当日进行登记。二是要准确无误，特别要防止随意简化或省略，特别是使用计算机管理公文，这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文，可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文，可根据公文内容自拟标题，不应只登记“通知”、“函”，这样日后查找困难。对标题太长的，可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文，应注明密级，保密期可不注。
登记以上内容，应做到及时、准确，用语简明扼要。 三、审核
审核的重点有以下几点：一是先审核来文是否应由本机关办理，对不应由本机关办理的公文要选出，待下一步做退办件处理。二是审核来文是否符合行文规则，如发现有越级请示、一文多事、报告中夹带请示内容的，视为违背规则之处，要予指出。三是审核来文是否符合国家法律、法规及其他有关规定，这项工作是审核中的重点和难点，应十分谨慎。四是涉及其他部门和地区的事项是否经过了协商和会签。五是文
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种使用、公文格式是否规范。审核重点一般是“请示”、“意见”文种方面；格式上注意“签发人”、“附注”等是否标注齐全。 四、公文摘编
摘编是对重要公文在办理前做的加工处理，目的是为节省办理公文的时间提供便利条件。
文摘是公文内容的摘要，它对篇幅较长、内容较复杂的公文，做了简单而精确的再表达。文摘应该准确地反映出原文的精神，不遗漏重要内容，不能做补充解释或评论，力求简要而明确，要使读者不需看原文就能知道公文的重点内容与概貌。
提要是公文的内容提要，对公文内容有简要介绍和评价，作用是向读者概要提示公文内容。编写提要时对内容做出的分析和评价，要言之有据，客观而准确，篇幅简短。 综述是针对某一问题，对一段时间内收到的有关公文进行全面系统的归纳、整理、分析后编成的综合材料。它一般不需要评论和提建议，只是客观地综合叙述各份公文中涉及的情况和问题即可。
数据资料汇集是根据一定的需要和题目，对分散在多份公文中的有关基础数据资料加以汇编集合而成的系统材料。它的内容可以是针对某一地区、系统、机关单位的全面情况，也可以是集中反映一个方面或一个具体问题。其形式有文章式
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的、报表式的等多种。
文摘、提要可以附在公文上供有关人员阅处，还可刊登在《公文信》、《来文摘报》、《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般是单独成文，也可刊登在《信息快报》、《大事纪要》等刊物上。 五、拟办
拟办是公文的处理人员在对公文认真阅读和分析之后，提出自己的见解和建设性意见，供领导人审核决策。
（一）摘写“内容提要”。对篇幅长、内容较复杂的公文，要用准确、简练的文字表达出来，为领导阅文提供便利。做好此点，首先要细读全文，然后把核心内容提炼出来加以“压缩”，做到“言简意赅”。
（二）提出具体的处理意见，也称办文预案。这是秘书人员在办文中根据文件内容和要求，预先为领导提出的办理意见或设想的方案，并附上有关的背景材料，供领导人审批时选择、参考，如果所提的方案有两个或两个以上时，应将倾向性意见放在最前面。如果对公文中的问题处理认为有把握时，可以草拟出复文文稿一并供领导审核等。
（三）传阅。传阅是公文拟办的一部分。在多种传阅活动中若想取得好的效果，应做到以下几点：一是科学合理地安排传阅路线。二是适当分流。一份公文的阅读者有既阅又办的，也有只阅不需要办的。三是创新传阅方式。如开辟阅文室；
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设置内部阅文栏窗；利用有关会议集中传达文件；四是要有一套严格而又简便的传阅登记管理制度，既使阅文者便于阅读，又能严格管理。 六、批办
批办就是将公文批交承办部门办理。
对上级来文需要遵照办理和长期执行的，要明确主办部门，转请办理。批办意见要明确，不能只阅不批。请承办部门如何办理，是研究提出意见还是遵照执行，或是综合协调；是正常办还是限时急办，都应该有明确的意见，不能模棱两可。涉及两个以上部门共同承办的，要确定主办部门，这是为了明确承办中的责任。
应该注意的是，在公文送批时，文秘人员要严格按照程序办理，那就是先将公文送分管领导阅批，然后才能送主要领导者阅批。如果把送批程序弄颠倒了，会带来很多麻烦，甚至影响到工作。 七、承办
公文批办后到达承办部门，即进入了承办过程。承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误或推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属本单位或不宜本单位办理的，要及时退回交办部门并说明理由。 八、催办
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