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东 胜 鑫 集 团
采购申请流程及管理制度
一、申购制度
为了统一管理及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品等的购买和工
程类项目的发包，须由各部门提出采购计划，填写《采购申请表》 ，并经各所属部门总监（总裁）审批后，移交行政中心统计汇总，编制《申购总清单》 ，交由行政总监审核后交由总裁和董事长审批，最终交由行政中心采购专员进行采购。 办公物品由财务负责管理，物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与《申购总清单》相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的《采购申请表》或未办入库手续，财务一律不予报销。 1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种： 2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：
a、个人领用：系个人使用保管用品， b 、部门领用：系公司或部门共同使用用品， 3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数） 、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。
4、管理消耗品应限定人员使用， 必须以旧品替换新品， 但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。
5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续，将剩余及列管办公物品一并缴回财务部。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
6、办公用品的申购应于每月 25 号前由各部门提交《采购申请表》由文员或内勤汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库，然后由各个部门领取。如属必需品、采购不易或耗用量大者，由财务部酌量申购存库，如公司无法统一采购的急需品或特殊品，可经董事长同意后授权所需部门自行购买。
7、各部门可到总裁办领取《采购申请表》或表格电子档，于申购时填写或编辑打印并保存备案，由各部门自己管理，各部门人员领取时做好登记，严格控制办公物品的申购。
8、财务部另设《办公用品登记表》 、《办公用品领用登记表》对库存办公物品的领用进行管理，并及时做好领用登记，以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。
9、新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，可先向文员领取办公必备物品，如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购。
10、行政中心采购专员工作要保证绝对的透明廉洁，不徇私舞弊。一经发现有不良行为，立即开除，且公司依法追究其个人民事经济责任。 二、申购流程
使用人员提出采购需求，并填写《采购申请表》 ，经所属部门总监（主管）审核签字确认→交行政办采购专员汇总，由行政中心做好采购预算后填写《申 购总清单》→经有关领导审批后交由行政中心采购专员进行采购。
注：物品购置必须按流程办理，如无特殊情况不得擅自购买；否则，无审批的《采购申请单》的购回物品费用自理，公司概不报销！使用人必须办理领取手续，方能领取并妥善保管。
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办公用品采购领用管理流程
提出采购需求
汇总需求计划
市场调查询价
编制申购总清单
行政总监复核
总裁审核
采购专员
董事长审核
采
购
签字领用
财务部验收入库
领用登记清单
年终库存清查
附表单：
胜鑫集团公司采购申请单
申请部门：
申请单号：
申请原因：
序号 1 2 3
物品名称 型号规格 数量 单位 单价 预算金额
总计：
申请人（签名日期）
部门总监（签名日期） 总裁（签名日期）董事长（签名日期）
签字：
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日期：
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