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·责任划分
A：各部门经手人为第一责任人，各部门经理为第二责任人。责任人必须保证按上述规定执行，保证签字的自然人为已签合同的主体。第一责任人与第二责任人按8：2分担责任； B：如签字人不是已签合同的主体或明显与身份证件不符、或签字存在其它明显问题，导致签字无效，可以补救的，由责任人立即补救并按公司相应规定考核；已难以补救或对公司造成损失的，按公司相应规定考核，责任人并应赔偿公司损失；
C：因合同、函件主体问题影响合同签订、函件效力，被其它审核部门指出、退件，从而影响工作完成时限的，未按期完成工作的责任由相关部门自行承担；因此造成公司损失的，由责任人承担赔偿责任。
（4）相对方是自然人
·签合同、办理手续时务必要求提供身份证件原件和复印件，要求对方在复印件上签字。原件审核，复印件存档。经手人必须认真审核，确保原件与复印件一致，经手人须审核确认内容主要包括但不限于：
A：确定相对方已年满十八周岁。不满十八周岁的，必须同时由法定监护人陪同，法定监护人须提供身份证件原件及复印件、与相对方监护关系证明原件及复印件，以上均要求法定监护人在复印件上签字；
B：确定相对方姓名与合同、手续上姓名完全一致。物业交接时必须为商品房买卖合同或租赁合同的合同当事人；如合同当事人为两个以上时，必须当事人都在场方可办理； C：确定合同、手续上签字为相对方本人签字，笔迹必须与已签的合同、身份证件复印件上笔迹一致； D：确定身份证件在有效期内。
·原则上尽量要求相对方本人亲自签署合同、办理手续。如相对方确需要委托代理人的，必须要求对方提交授权书原件、提供委托人身份证原件及复印件、代理人身份证原件及复印件，以上复印件上均须有其持有人的签字。经手人须注意以下内容：
A：确定委托人、代理人身份证复印件上的签字笔迹有明显不同，可以分辨为两人所签； B：确定代理人在合同、手续文件上签署其自己的姓名，不可以直接写委托人的姓名； C：授权书应有委托人签名、身份证件号码，签名笔迹应与身份证复印件上一致、与已签合同上一致；应有代理人签名、身份证件号码，签名笔迹应与身份证件复印件上一致； D：外籍人士或在国外开具的授权书必须经我国驻该国使领馆认证；
E：建议授权书公证，要求授权办理领款手续的尽量落实相对方公证；不能提供委托人身份证件的必须公证。
·向相对方发函必须要求相对方亲自签收；向相对方发特快专递，要求认真核实地址、姓名、电话，必须与合同中约定的联系方式一致。 ·责任划分
A：各部门经手人为第一责任人，各部门经理为第二责任人。责任人必须保证按上述规定执行，保证签字的自然人为已签合同的主体。第一责任人与第二责任人按8：2分担责任； B：如签字人不是已签合同的主体或明显与身份证件不符、或签字存在其它明显问题，导致签字无效，可以补救的，由责任人立即补救并按公司相应规定考核；已难以补救或对公司造成损失的，按公司相应规定考核，责任人并应赔偿公司损失；
C：因合同、函件主体问题影响合同签订、函件效力，被其它审核部门指出、退件，从而影响工作完成时限的，未按期完成工作的责任由相关部门自行承担；因此造成公司损失的，由责任人承担赔偿责任。
4、合同签订生效之日合同当事人权利义务关系正式确认，除合同另有约定外，合同签订时间必须保证在各项合同义务履行之前。合同未签订生效的，不得履行合同；特殊情况经总裁批准提前履行合同部分义务的，合同签订时间应保证提前至义务履行前同时合同签订部门应做好合作方的沟通说服工作。
4.1.7合同交接
1、合同签订部门负责合同交接工作。
2、合同签订部门应及时将合同文本转执行部门、审核部门及合作方（集团内部转复印件或电子扫描件，合作方转原件）；特别强调各分公司、各部门需将签订完成的合同复印件（含合同后附的相对方资质文件、授权书）于我司盖印完毕后3日内转法务部一份备查（商业、酒店范本合同及商品房销售合同、物管协议等范本或印刷合同除外）。
3、合同签订部门与合同执行部门的交接内容应包括合同文本、相对方联系人和联系方式、合同洽谈和签订过程中各级领导相关批示、各级领导及审核部门提出的执行中需注意的问题等；特别强调各审核部门在合同审批流转表上签署的关于执行中需注意的问题及风险点提示部分，合同签订部门必须全面交接给合同执行部门，详细解释说明，确保合同执行部门注意和了解上述内容。 4.1.8合同履行
1、合同依法签订后，即具有法律效力。合同执行部门接到合同后方可通知/允许施工单位进场施工，
否则不允许施工单位进场施工。管理人员必须对涉及到的合同执行到位。各公司、部门必须将合同的执行情况纳入日常的管理工作中，凡是执行不到位或没有执行的内容，将情况以书面形式发函给法务部，同时提出解决办法，由事后诉讼变成事前解决问题。
2、合同的履行情况由相关业务部门负责监督。合同履行完毕后，由业务部门总结上报。
3、在合同履行过程中，合作方未按合同约定履行，合同执行部门必须以正式的书面形式将问题反馈给合作单位并要求整改，必须取得合作单位书面确认或有效回执。
4、强调执行施工类合同合同条款中的工期和质量问题，若未按阶段工期完成或未达到合同约定的付款标准，坚决不予请款，并要求施工单位自行签署违约的事项及自动暂缓进度请款的意见，直至赶上工期再申请工程款。
5、在审核请款单时，必须在规定时限内完成审核工作。
6、各部门、各公司必须严格把关，各审核部门对未达到合同要求的请款要坚决予以返回。
7、有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、传真等均为合同的组成部分，各合同执行部门在收到对方的信函、文书或传真后，应及时审阅并分析、制定对策，并向法务部反馈（书面签证应视情况以周或月为单位向法务部反馈，来往信函、文书2日内，传真1日内向法务部反馈；特殊情况随时反馈）。
8、合同履行过程中，相关部门应随时记录合同的实际履行情况、发生的问题，形成的相关记录必须保存完整，任何人不得以任何借口破坏其完整性和真实性。与合作方沟通，必须留有书面证据。对合作方发出的通知或函件，必须向合同签约主体发出；直接送达的，必须由该签约主体的法定代表人或有相应授权的代理人签收，发特快专递的，必须按合同中约定的通知地址发出。
9、建立、强化合同逾期提前处理机制。各执行部门必须熟练掌握合同，结合业务特点和合同约定的工期/交货期，切实加强对工期/交货期的监控力度。合作方未按合同约定履行将影响工期/交货期或从专业角度判断合作方怠于准备或进行某些工作有可能影响工期/交货期的，执行部门必须于可能受影响的工期节点前或可能受影响的交货期前上报书面情况说明及解决建议。 书面报告应包括：
（1）合同签订时间和编号； （2）合同相对方名称；
（3）未按合同约定履行或怠于准备、进行某项工作的真实情况； （4）出现上述情况的原因及责任划分；
（5）对工期/交货期可能的影响及判断依据； （6）合作方对此问题的解决措施和建议；
（7）监理方对此问题的解决措施和建议（如有）； （8）执行部门已采取的方法和已收集的证据；
（9）执行部门解决建议和方案（应包括需配合工作及要求）。
书面报告经集团主管副总裁批准后按集团主管副总裁明确批示的方案执行，并应于3日内反馈执行的结果及完善措施。
10、强化责任划分及证据落实机制
（1）对于工期逾期的问题，项目部/工程部必须认真落实原因、分清责任。发现工期逾期或合作方怠于履行义务，应于1日内与监理（如有）、合作方讨论原因及解决措施。项目部/工程部应落实合作方向我司及监理（如有）提交书面的原因说明、解决方案和赶工措施。项目部/工程部必须在上报的书面报告中客观分析原因、划分责任；必须及时收集相关证据（证据收集工作按合同管理规定执行。强调项目部/工程部应于讨论当日联系法务部主管非诉部长说明情况及证据收集计划，法务部主管非诉部长必须及时指出收集注意事项和要点）。对于我司因素影响工期的，项目部/工程部应明确影响的天数并在书面报告中如实反映；
（2）施工或供货单位进行维修，执行部门应落实维修质量，保证报修人满意并签字确认。如维修时间或质量与合同约定不符，执行部门应要求维修人签字确认不符的事实；
（3）施工或供货单位拒绝维修或不进行维修，执行部门应在约定维修时间后及时向施工或供货单位发确认函，要求施工或供货单位对未维修的事实进行确认。确认函要求施工或供货单位委托代理人签收或发特快专递。签收应核实笔迹与授权书上一致，特快专递应保存回执；
（4）执行部门自行或委托他人维修前，应对需维修部位以照片、录像、公证（如问题较大）存证，由法务部确定证据效力后方可维修。委托他人维修的须签订维修合同；
（5）维修后，执行部门向施工或供货单位发维修费用的确认函，确认函要求施工或供货单位委托代理人签收或发特快专递。签收应核实笔迹与授权书上一致，特快专递应保存回执。签收件原件或特快专递回执原件转财务部，由财务部按合同约定扣款； （6）《质量保修制度》中约定回访责任的合同，执行部门应在施工或供货单位回访时要求施工或供货单位对已发生的事实进行确认。施工或供货单位已经确认无误的，报修通知录音、问题证据、确认函回执等执行部门整理后存档即可。施工或供货单位未能全部确认的，执行部门将未确认问题的报修通知录音、问题证据、确认函回执经法务确认效力后，原件转财务部执行扣款，复印件责任部门、法务部各存一份； （7）《质量保修制度》中不要求回访的，比照前款中未能全部确认的情况执行。
4.1.9合同变更与解除
1、合同依法订立后受法律约束，不得擅自变更或解除；
（1）合同确需变更的，合同交接前由合同签订部门查明原因、提出意见，经法务部、各相关审核部门审核，总裁核准后，再同对方协商，达成一致意见并依法签署书面协议；合同交接后由合同执行部门写明原因、提出意见，经法务部、各相关审核部门审核，总裁核准后，再同对方协商，达成一致意见并依法签署书面协议。任何关于变更的书面协议中必须明确变更内容及该变更对合同期限、合同价款有无影响。
（2）合同确需解除的，由合同签订部门（合同交接前）或合同执行部门（交接后）提出建议、提供全部相关资料、证据，经法务部、各相关审核部门分析解约原因、依据、证据后，上报总裁。总裁批准解除合同的，由合同签订部门办理。
2、合同解除或中止，必须及时收集解除合同或中止合同给我方带来的经济损失证据和资料，及时追究对方责任。中止的合同又恢复继续履行时，须依前款所述变更及解除程序，签署确认书或备忘录。未经公司批准同意继续履行中止的合同，或中止合同继续履行未按规定程序办理，按公司规定考核，并应赔偿公司的损失。 4.1.10信息汇总和反馈
1、各公司、各部门每月以分公司或部门为单位，汇总当月（自上次汇总日前三天至本次汇总日前三天）合同签订情况，经分公司总经理（适用于分公司）、集团主管副总裁（适用于集团）核准后转法务部。
（1）集团各部门、商业公司、酒店汇总上报时间为每月1日（遇节假日顺延），地产公司、物业公司汇总上报时间为每月11日（遇节假日顺延），芳烃、乙烯、经营公司汇总上报时间为每月21日（遇节假日顺延）。
（2）合同签订情况汇总表需标明该月已签订合同名称、所属项目名称、合同金额、合同编号、甲乙双方主体、合同生效日期、是否为我司范本合同、合同是否已交接合作方及交接对方时间、合同是否已内部下发、签订部门。汇总表格式如下： 项合签合同是否为序目 合同 合同 同甲乙是否内是否外交接 订生效范本合号 名名称 编号 金方 方 部下发 部交接 时间 部日期 同 称 额 门 2、各公司、各部门每月以分公司或部门为单位，汇总当月（自上次汇总日前三天至本次汇总日前三天）合同履行情况，经分公司总经理（适用于分公司）、集团主管副总裁（适用于集团）核准后转法务部。
（1）集团各部门、商业公司、酒店汇总上报时间为每月1日（遇节假日顺延），地产公司、物业公司汇总上报时间为每月11日（遇节假日顺延），芳烃、乙烯、经营公司汇总上报时间为每月21日（遇节假日顺延）。
（2）供货及供货安装类合同、施工及技术服务类合同应分别汇总：
A：供货及供货安装类合同需注明项目名称、合同名称、合同金额、合同编号、甲乙双方主体、合同约定的供货（安装）具体日期、是否已到货（安装），是否逾期（天数）、是否已发函、我司应付款时间、我司是否已付款、我司付款是否已逾期（天数），其他、合同签订责任人。汇总表格式如下： 部 月合同履行情况汇总表（供货及供货安装类合同） 合其约定是付款同项合合合是否是否他供货是否应付否是否执序目 同 同 同甲乙已到逾期违（安已发款时已逾期行号 名名编金方 方 货、（天约装）函 间 付（天责称 称 号 额 安装 数） 情时间 款 数） 任况 人 B：施工类（含技术服务类）合同需注明项目名称、合同名称、合同金额、合同编号、甲乙双方主体、施工工期、施工进度是否逾期及逾期（天数）、是否已发函或留有证据、我司应付款时间、我司是否已付款、我司付款是否已逾期（天数），质量及取证情况、索赔情况及依据、合同签订责任人。汇总
表格式如下： 部 月合同履行情况汇总表（施工及技术服务类合同） 是否质合施工已其是付款量同项合合合施进度发索赔他应付否是否及执序目 同 同 同甲乙工是否函情况违款时已逾期取行号 名名编金方 方 工逾期或及依约间 付（天证责称 称 号 额 期 （天留据 情款 数） 情任数） 有况 况 人 证据 3、合同执行责任人需将合同执行过程中的所有往来文件（包括传真）、函件、相关证据材料等留存，一并存入合同执行档案中备查。 4、合同履行结束（或终止、解除后），合同执行部门应将合同履行详细情况、所有证据材料明细（需列明证据来源、形成时间、原件存档部门等）等材料系统整理，上报集团主管副总裁（集团）或分公司总经理（各公司）。合同履行过程中出现问题或合同提前终止、解除的，需先将材料转法务部进行汇总分析后上报集团主管副总裁。
5、由于对方责任使我司权益受损时，合同执行部门应立即收集证据、向法务部等合同监督部门反馈以便及时追究对方的责任。 4.1.11合同监管
1、集团及各分公司行政部、财务部、造价部、法务部、人力资源部、秘书室、信息部等职能部门为合同履行的监督部门，有权利并有义务从各自专业、分工对合同洽谈、签订、交接、履行等全过程进行监管。
2、对违约情况或可能影响合同洽谈、签订、履行的各种事件，集团全体员工均有权利及义务及时向合同监督部门反馈，合同监督部门必须及时落实相关情况并分析上报或督促合同执行部门上报情况及解决方案。
3、财务部应把好合同结算关，在结算前应征求各合同监督部门意见；各监督部门发现履行存在问题必须及时反馈财务部。
4、合同洽谈、签订、交接监管 （1）法务部接到各公司、各部门合同签订情况汇总表后，及时掌握集团合同签订情况，核查各公司、各部门是否按公司规定权限签订、审核合同，合同交接是否及时、全面，于1日内上报核查情况。 （2）法务部审核合同、合同修改对比表、合同审批流转表、各公司各部门汇总表时，发现合同签订部门存在下列问题的，法务部有权直接要求签订部门按公司规定对责任人进行处理：
A：对合同偏差未列全、修改对比表所列修改与合同文本不一致、合同表述与领导批件不一致且无说明和其它批示意见；
B：各审核部门所提意见未列全、未按审核部门意见修改而无回复意见；
C：合同明显前后不一致、数字大小写不一致、计算错误、错别字过多（超过5处）； D：提供空白合同、未填写内容合同转审（要求法务部确认使用该范本是否正确的除外）； E：请印合同合同附件不齐、资质文件不齐、缺少授权人签字、缺少印章且无特别说明； F：审核部门提出的执行过程中注意事项或风险点未全面交接给执行部门。 5、合同履行情况监管
（1）法务部接到各公司、各部门合同履行情况汇总表后，根据上报问题及证据，核查是否及时留取证据、证据效力情况，对效力有瑕疵的问题提出补证建议和要求，于3日内上报核查情况；如证据在在瑕疵或遗漏，同时以工作联络函的形式要求合同执行部门补证。
（2）法务部各个主管非诉部长及科员针对所管辖范围的合同签订、履行情况每月抽查一次，每次抽查两个及以上合同，并搜集相关资料及证据、检查合同执行责任人个人档案留存情况。
A：集团、商业、酒店抽查重点：合同填写是否规范、附件是否齐全、印章是否无误、合同期限、运营情况、管理情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访。
B：地产、物业抽查重点：合同交接情况、工期履行情况、现场管理情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访，与合作单位项目经理进行沟通。
C：芳烃、乙烯、经营公司抽查重点：合同交接情况、合同期限、合作情况、服务情况、存在什么问题、证据留存情况等，可对合作单位进行回访。 抽查后，法务部两日内将抽查过程中发现的问题以及不足形成书面报告上报各分公司总经理及总裁，如需补证的同时制定工作联络函，经总裁批示后转业务部门执行。
（3）合同执行部门应积极配合法务部审核、抽查工作，指定直接责任人配合准备资料、联系合作单