loading国企人事档案审核整理工作若干问题初探
作者：雷江霞 王萍
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】人事档案作为国企考察、选拔人才及处理与人有关的具体事务的重要依据，其审核整理是确保档案真实与完整的关键。目前我国国企人事档案审核整理工作还存在诸多问题，本文根据笔者从事某国企人事档案审核整理工作的实践，探讨我国国企人事档案审核整理工作的问题与解决对策。
【关键词】国企；人事档案；审核；整理
企业人事档案是企业在人事管理中形成，记述和反映员工经历、德能勤绩和工作表现，以个人为单位集中保存备查的各种形式和载体的历史记录。它是企业内部档案的重要组成部分，在企业人事工作中发挥重要作用。
2014年10月，中央组织部召开了全国干部人事档案专项审核工作会议，在全国分三批部署干部人事档案专项审核工作，以杜绝人事档案弄虚作假、整理不规范等现象，保障人事档案质量，更好地为人事工作服务。2015年11月30日，中央组织部又召开中央单位干部人事档案专项审核工作推进会，深入贯彻中央领导的重要指示，认真落实该会议要求，进一步推进中央单位干部人事档案专项审核工作。此次专项审核发现党政机关的人事档案审核整理工作开展较好，而国有企业的基础较薄弱。
国企人事工作的改革以及人事档案事业的快速发展，尤其是档案信息化的发展，对人事档案管理提出更高要求，迫切需要审时度势地对国企现有人事档案审核整理工作进行深入细致的审视、梳理，挖掘问题，提出对策以指导。
一、国企人事档案审核整理工作突出问题
人事档案审核整理指将收集到的比较散乱的个人资料经过系统的鉴别、分类、排列、编目、装订组成有序整体，为组织人事工作提供原始依据。经调查分析，笔者总结出国企人事档案审核整理工作的主要问题：
（一）新材料形成过程不规律，整理工作反复进行。在人事档案收集中，伴随单位职能的持续运转，同时会产生大量零散人事材料。这些材料内容及形成时间、部门因个体而异。国企档案材料收集随意，材料来源与范围及收集移交时间、方法、手续、责任主体不明确，导致收集的材料零散不齐、归档时间不固定。造成经常重复整理档案，浪费时间、人力、物力和财力，降低工作效率，加剧档案人为破损。
（二）档案缺失与不真实。在人事档案审核中，人事档案材料缺失、不真实，信息有误的情况屡有发生。经调查分析，笔者总结出人事档案缺失的主要原因有：1.档案转递时，因原单位工作人员失职，未主动交出该员工的所有档案材料或丢失部分材料。2.档案收集时，因企业管理人员档案意识淡薄，未有意识把该纳入归档范围的材料及时齐全地收集移交。3.档案整理时，因整理人员对归档范围把握不当和其他环节的失误，导致某些该归档材料未归档或遗失，不必归档的却归档。4.档案保管时，因保管措施不当导致部分档案缺损或无法查找。
失真的主要原因有：1.有意造假。因档案部门监管不力及个人利益驱动，有意涂改、造假档案。如员工为找到体面的工作而故意篡改个人年龄、履历，为获得高薪或退休金而伪造参加工作时间、工作经历等。2.无意误填。因相对人填写材料时的误解或疏忽导致。在整理某国企人事档案时，笔者发现相当部分团员登记表、毕业生登记表的出生日期记载，入党志愿书里的
入党时间记载与最新简历不一致。深入调查得知大多数员工出生日期不一致是因农历与公历生日混淆，入党时间不一致是因在不同时期对入党时间的认识变化。
（三）分类标准泛化，整理人员认识不统一。分类是档案整理的基础和决定性环节。因每位员工个人经历不同，其人事档案构成复杂多样，但人事档案的分类标准比较宏观，类目含义及范围表述概括且某些类目间含义交叉，易造成分类不准。大多数档案整理人员缺乏扎实的专业知识和职业素养，很容易因理解不当造成分类不统一，直接影响档案查找。
（四）审核效率低，质量得不到保证。有效审核企业人事档案需要强有力的制度支持、专门的工作标准和组织保障。很多国企未制定严密的审核方法，遇到问题才考虑解决方案且各执己见，增加了审核难度，使审核工作难以持续有效开展，审核质量难以提高，同时不利于保护档案。审核片面、不细致，审核时只看最早形成材料记录与最新记载，而不看其他相关记载；只审“三龄一历”，不审姓名、工作经历、政治思想状况等。审核中发现材料记载前后不一致或归档材料不齐，仅记录问题未及时核实并作整改或补充收集缺失材料。审核人员业务知识欠缺，责任心不强。工作人员迫于上级要求开展事后审核，急于求成，粗略浏览材料，仅核对关键数据，不能发现细节问题，企图蒙混过关，使审核浮于形式，不能深入全面触及档案内容，严重影响审核实效。
（五）整理流程烦琐，检查环节常被忽略。人事档案整理分为八个环节：收集、鉴别、分类、排序与编号、著录、检查、装订、填写装盒，环环相扣，各环节难以同时进行，整理总工序长。企业人事档案整理若得不到有效组织与合理分工，各环节衔接不当，易耽误整体进度。档案检查是指对整理好的人事档案进行逐人、逐件、逐页的全面核查，发现差错，立即修正。很多整理人员在进行人事档案收集、鉴定、分类、排序、编号、著录后，急于将其装订、上架，忽视对档案材料的检查，不能及时纠正问题，影响人事档案质量。
二、国企人事档案审核整理问题的解决对策人事档案管理是做好人事工作的基础，国企领导应重视人事档案审核整理，健全审核整理工作保障体系，包括完善的制度、组织、经费、人员等保障。基于我国国企人事档案审核整理问题，为提高审核整理的规范性、科学性与有效性，促进人事档案作用的发挥，笔者提出以下建议：
（一）实行“新形成的人事档案材料及时收集和定期归档”制度。国企应制定归档制度来规范人事档案收集工作，约束员工行为。要求相关员工在工作中随时积累人事档案材料；相关部门疏通档案来源渠道，主动收集人事档案材料，并定期移交归档材料，以此避免移交材料的零散，从源头上保证人事档案的齐全与完整。归档部门定期审核整理新材料，更新人事档案内容，从而保证新归档材料的系统性，降低整理工作频率，提高整理效率及质量。
（二）灵活把握分类标准，规范整理方法。
1.灵活把握宏观分类标准。为保持人事档案材料的有机联系，高效管理与便于用户查考利用档案，国企不宜刻板遵循宏观分类标准（即中组部规定的十类）、分割成套材料，有时需把涉及同一事由又隶属于不同大类的成套材料归入同一类。如夹在高校毕业生登记表中的毕业生体检表宜保持成套状态归入第四类。一是因为虽然从体检表单份材料来说，它属于健康检查类材料，但从整体上说它与毕业生登记表皆属学生毕业材料，是学历证明材料（第四类）；二是因为原有的毕业生登记表与体检表已粘连，硬性拆分会损坏档案材料，不利于后期保管。在宏观分类标准指引下，各国企必须根据本单位的性质、职能、人员构成、人事档案内容等特征制定符合本单位实际的人事档案分类标准，明确归档范围，细化分类方案，适当扩大档案信息含量。
2.制定整理工作方案。在实际工作中，宜制定具体工作方案，统一整理方法，在整理各环节力求细致、准确。如在员工档案材料调入时，要对应接收的归档材料必备内容作明确说明，重要材料不齐者、档案手续不完备者，要求补齐后再接收；转递材料要密封，并经专人专用通道送达，防止档案丢失或损毁。鉴定时，只有被组织研究认可且有个人署名，全面反映员工实际情况的具有考察利用价值的材料才归档，重要材料只归档原件。分类时，按照统一标准，出现分歧时应协商一致。
（三）深化审核，切实提高审核质量。人事档案工作是人事工作的重要组成部分。真实、完整与规范的人事档案是全面历史地考察与录用、选拔员工的重要依据，是组织更好地发挥人力资源管理功效的基础。因此，做好人事档案审核工作十分必要。国企应结合单位实际，制定可行的审核纲要、方法、范围及审核中常见问题处理方法，逐件逐页逐项核对档案材料内容，对发现的问题及时补救。
加强对档案材料的齐全完整性与档案内容的客观真实性的审核，重点在于对“三龄两历一身份”（出生日期、入党时间、参加工作时间，学历学位、工作经历、个人身份）及家庭情况的严格审核。材料记载前后不一致的做好登记并根据相关规定及时处理；信息有修改的，须具备组织批准的相关认定材料才予承认，否则以最早形成材料的记载为准，防止材料造假；缺少的材料应及时补全；总之，力求维护档案信息的真实、完整、准确、规范。此外，还要审核档案手续完备与否，档案整理是否符合要求，是否存在错装、混装、漏装现象，将审核工作深入贯穿于整理各个环节。
（四）加强审核整理各环节质量监督与控制。成立专门的审核整理领导小组，明确责任分工，细化工作流程，保证整理工作各环节高效、有序开展。严把质量关，在装订前认真检查并及时纠正收集、鉴定、分类、排序、编号、著录过程中的差错及档案本身的问题。
（五）在审核整理中注重档案保护与利用。
1.注重人事档案保护。档案保护包括实体保护与内容保护两方面。在审核整理中，一方面，要加强档案实体保护，坚持“防治结合，以防为主”的方针。在装订前采取先进保护技术来加固脆弱材料、修复破损材料，延长档案寿命。如颜色发黄、纸张薄、有裂缝的材料可通过复印或粘贴白纸来加固；缺角边的材料可在缺损处粘贴适当大小的白纸，有字的尽量找到原缺角；同一份文件的原件和复制件，原则上应保存原件，但当原件严重缺损时，可保存复制件；涂过胶水的材料待其水分蒸发后装订。另一方面要严格注意人事档案信息的保护，非档案工作人员不得擅自出入档案整理区，翻看档案。档案工作人员也应意识到自身的保密责任，严格做到不擅自篡改、损毁档案，不私自带出、复制、翻拍档案或向外界透露档案信息，更不得以权谋私、参与非法交易。
2.为人事档案数字化管理创造条件。信息化是不可阻挡的时代潮流，适应现实需要，未来人事档案管理的数字化是必然趋势。同时，人事档案管理的数字化也便于档案查阅与利用，有利于更好地开发档案信息资源。在档案整理阶段，要注意保持人事档案的系统性。以便于管理与利用的原则，在分类、排序、编号时要维持文件的内容联系与时间顺序；著录时详细、准确地反映档案的形式与内容特征并记录档案存放位置，保持电子目录编号体系与实体档案排架顺序一致，为快速查档提供便利，为人事档案数字化管理创造条件。为此，各国企应提高人事档案工作人员的信息化素养与意识，配备相应的数字化设备，开发数字化档案管理信息系统，促进人事档案的数字化管理与提供利用。
三、结束语