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探析预付账款成因及管理
作者：唐谦
来源：《现代经济信息》2013年第10期
摘要：预付账款是基于合同约定或商业信用形成，在企业的日常生产经营活动中，采用预付款方式结算的交易是比较常见的。预付账款一方面占用了企业资金；另一方面预付款项挂账时间较长，影响企业财务状况和经营成果的公允反映，也带来一定税务风险。 关键词：成因；清理；管理
中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）05-0-01
预付账款是基于合同约定或商业信用形成。一方面供应商担心购买方不能如期按合同约定付款，影响企业资金周转；另一方面购买方因生产经营需要，也愿意在未到货的情况下，预付一部分货款，以促进交易的达成。 一、预付账款形成的原因
一般来说，在采用预付款方式结算的情况下，商品入库后，对方开具发票，就可以销账，但如果预付账款科目还有挂账，有的甚至超过两三年，这样就不正常了。简单来说会有以下几种原因：
1.多付款。一些企业生产经营必需的物资（某种程度上也是供应比较紧张的物资），与供货方签订长期的供销协议，这种协议可能是框架性的，没有具体的数量规定。供货方为了保证自己的资金流动性，往往需要购货方多付一两个月的货款。对于生产经营必须的物资，在企业不终止该项业务的情况下，预付款项滚动存在。如该项业务终止，物资采购部门没有及时结算和清欠；财务部门没有关注账务情况，形成多付款项。
2.发票未开具或未进行账务处理。正常的商业交往中，在购供双方确认购货数量和金额后，供货方开具发票，购买方依据发票入账，预付账款就能抵消。如果在供货方已开具了发票的情况下，这时预付账款的形成说明企业的基础管理和内部控制方面存在一定缺陷。如物资供应部业务员没有意识到将发票及时交到财务部门进行账务处理，造成未销账或延迟销账；财务人员未定期检查预付账款挂账情况，未及时跟催业务员销账，造成预付账款长期挂账；工程建设历时较长，在结算之前，未能销账等。
3.无费用预算。在执行全面预算的企业中，使用OA办公系统进行费用报销，要有相应的预算才能完成。在追求利润最大化的前提下，预算追加的难度比较大，如审批的环节比较繁琐，有严格的预算调整频率和时间等。这部分发票就滞留在业务人员手中，无法进行报销，形成预付账款。